دستگاه حضور و غیاب سازمانی

اهمیت دستگاه حضور و غیاب سازمانی:

حضور کارکنان بدون شک در یک سازمان برای حفظ اثربخشی سیستم کاری بسیار مهم است. در برخی از شرکت ها حتی در محاسبه حقوق و دستمزد نیز تاثیر دارد.امروزه سیستم حضور و غیاب دیجیتال به دلیل سهولتی که ارائه می دهد، محبوبیت بیشتری پیدا کرده است. به همین دلیل شرکت ها و سازمان های زیادی هستند که خدمات سیستم حضور و غیاب مشابهی را ارائه می دهند.وظیفه اصلی این سیستم ثبت حضور و غیاب کارکنان به منظور کمک به کار بخش منابع انسانی است.با این حال، یک شرکت باید چه نوع سیستم حضور و غیاب داشته باشد؟ دیجیتال محلی یا دیجیتال یکپارچه؟

حضور و غیاب کارکنان چیست؟

اصطلاح “حضور” به سیستمی اشاره دارد که شروع و توقف کار کارکنان را ردیابی می کند. کارفرما را قادر می‌سازد تا ساعات کاری ،اضافه کاری و دیر رسیدن، خروج زودهنگام، زمان استراحت و حتی غیبت کارکنان خود را کنترل کند.اگر یک کارمند به موقع ساعت را انجام ندهد، کارفرما معمولاً مزایا را کاهش می دهد، که ممکن است به شکل کاهش پول حمل و نقل، کمک هزینه غذا یا حقوق اولیه باشد.شرکت‌ها می‌توانند از حضور داده‌های کارکنان برای ردیابی عملکرد کارکنان خود استفاده کنند.  منابع انسانی منضبط بر موفقیت شرکت و سازمان تأثیر می گذارد.

اهمیت گزارش حضور و غیاب کارکنان

در زیر دلایلی وجود دارد که چرا برای یک شرکت نظارت بر حضور کارکنان خود اهمیت دارد.

1. حضور کارکنان را پیگیری کنید

دلیل اصلی اتخاذ یک سیستم حضور و غیاب، نظارت بر حضور و غیاب کارکنان است. شرکت‌ها می‌توانند مشاهده کنند که کارمندانشان چقدر دیر می‌آیند، زودتر می‌روند یا بیشتر از ساعت کاری عادی کار می‌کنند.

2. داده های جامع و یکپارچه به دست آورید

این سیستم به یک شرکت کمک می کند تا داده های کارکنان را به درستی ثبت کند. از سوی دیگر، این به بخش منابع انسانی در تعیین تعداد کارگران غایب کمک می کند.همچنین دسترسی کارمندان یا کارگران را از طریق گوشی هوشمند آسان می سازد تا درخواست مرخصی و اضافه کاری و غیره را در سیستم ثبت نمایند.

انواع سیستم ردیابی حضور و غیاب کارکنان
دو نوع سیستم حضور و غیاب وجود دارد:

سیستم محلی

سیستم یکپارچه

سیستم محلی(لوکال)

برای شرکت های کوچک این مدل بسیار مناسب است و می تواند اطلاعات را دریک جا جمع آوری و تجزیه تحلیل انجام دهد.یعنی سازمان هایی که پراکندگی ندارند و دریک شعبه هستند بسیار عالی می باشد.

سیستم یکپارچه (شبکه)
سیستم های یکپارچه در بیشتر کارخانه جات و سازمان هایی که دارای شعب فراوان هستند عمل کرد فوق العاده دارد و منابع انسانی را می تواند بسیار توانمد نماید.به طور گسترده ای در بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار گرفته اند،

1. اثر انگشت
همانطور که از نام آن پیداست، این یک سیستم حضور و غیاب است که برای ورود و خروج به اثر انگشت کارمندان نیاز دارد. نقطه قوت این سیستم این است که دستکاری آن آسان نیست. با این حال، این سیستم ممکن است اثر انگشت شما را در زمانی که انگشتان شما خیس یا کثیف هستند تشخیص ندهد

2. تشخیص چهره
تشخیص چهره پیچیده تر از سیستم اثر انگشت است. صورت و چشم انسان را بررسی می کند. اگر چهره شما با داده های داخل سیستم مطابقت داشته باشد، به این معنی است که با موفقیت وارد و خارج شده اید.

3. سیستم مبتنی بر پین
هر کارمند رمز عبور خود را خواهد داشت. می تواند به صورت اعداد یا حروف باشد. برای ثبت حضور خود، فقط باید رمز عبور خود را در سیستم وارد کنید. ساده به نظر می رسد اما می توان آن را به راحتی دستکاری کرد.

4. سیستم مبتنی بر وب سایت
هر کارمند باید به وب سایت دسترسی داشته باشد تا در حضور خود وارد شود. وقتی شرکت از این نوع سیستم حضور و غیاب استفاده می کند، کاری که آنها باید انجام دهند، مرور وب سایت، وارد کردن نام کاربری و رمز عبور شخصی و ساعت ورود است.

ضعف سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب این است که به اتصال اینترنتی پایدار نیاز دارد، در غیر این صورت، حضور شما را ثبت نخواهد کرد.

5. کارت های مغناطیسی
کارمندان فقط باید کارت را روی دستگاه بکشند. پس از آن، اطلاعات حضور و غیاب شما به طور خودکار در سیستم ذخیره می شود.

نحوه انتخاب سیستم مناسب

ممکن است تعجب کنید که کدام سیستم حضور و غیاب برای شرکت شما بهترین است. برای کمک به شما، در اینجا چندین نکته وجود دارد که باید قبل از تصمیم به استفاده از یک سیستم حضور و غیاب خاص در نظر بگیرید.

ایمنی داده ها حضور و غیاب کارکنان بخشی از داده های حساس یک شرکت است. به طور معمول، این داده ها با اطلاعات شخصی و حقوق کارکنان ترکیب شده است. در نتیجه، بسیار مهم است که سیستم حضور و غیاب را انتخاب کنید که مطمئن باشد ایمن است و کسی به راحتی به آن دسترسی ندارد.

دسترسی و کارایی. همه از نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب آگاه نیستند. بنابراین، شما باید از سیستمی استفاده کنید که عملکرد ساده ای دارد. به عنوان مثال، از طریق تلفن همراه قابل دسترسی است.

دقت داده ها از آنجایی که حضور و غیاب کارکنان با پرداخت مرتبط است، داشتن یک سیستم دقیق برای جلوگیری از محاسبه نادرست پاداش کارکنان بسیار مهم است.

آسان برای استفاده. سیستمی که استفاده از آن آسان باشد راندمان کار را تحت تاثیر قرار می دهد.

متناسب با بودجه شما اطمینان حاصل کنید که سیستمی که انتخاب می کنید متناسب با بودجه شما باشد. توصیه نمی شود که یک شرکت فقط برای سیستم پول بیش از حد خرج کند.

شیفت کاری چیست و انواع رایج آن چیست؟

نرم افزار ردیابی حضور و غیاب کارکنان
به عنوان یک ارائه دهنده ابزار منابع انسانی، برنامه حضور و غیاب کارمندان که می تواند ساعات کاری کارمندان را از زمان ورود تا خروج ردیابی کند. برنامه تلفن همراه است که از موقعیت جغرافیایی برای تشخیص زمان ورود و خروج کارکنان استفاده می کند. GPS موجود در دستگاه‌های کارمند به این سیستم کمک می‌کند تا مکان‌هایی را که کارمندان در آن ساعت وارد و خارج می‌کنند ردیابی و نظارت کند.
یک یادآوری می توان از آن به عنوان یادآوری برای آمدن به موقع سر کار استفاده کرد.
ادغام کامل با دستگاه های بیومتریک اسکنر صورت. تمام اطلاعات در مورد کارکنان شما به طور کامل در یک برنامه ادغام شده است. با مجهز شدن به سیستم بیومتریک اسکنر صورت، اطلاعات محرمانه کارمندان شما به راحتی توسط هیچکس قابل دسترسی نیست.
حضور هر یک از کارکنان را ثبت می کند.
در بالا چند نمونه از سیستم های حضور و غیاب، از سیستم دستی تا دیجیتال آورده شده است. این نوآوری‌ها بدون شک همه چیز را آسان‌تر می‌کنند، مخصوصاً زمانی که شرکت می‌خواهد حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری کند.